Retorikexperten Per Furumo lyfter i denna krönika nio vanliga fällor som du bör undvika när du gör presentationer.
Retoriker är vi alla. Medvetet eller omedvetet. Vi började dag 1 med att träna på att sälja in budskap. Och detta, att med olika strategier försöka nå fram till en mottagare, är en så självklar del av vår existens, av vårt varande, att vi oftast inte tänker på det. De flesta har alltså tyst kunskap om dessa strategier som både innefattar ”upplägg” och ”disposition” av det vi säger men i högsta grad också allt det som rör själva förmedlingen – tonfall, melodi, uttryck. Det sistnämnda är många gånger det som avgör hur ett budskap landar.
Kan man tala om rätt eller fel vad gäller retorik? Ja kanske, med ett strikt akademiskt förhållningssätt går det alltid att slå ner på saker som inte är enligt den gamla regelboken. Själv föredrar jag ett mer öppet sätt att se på det ämne som alla människor som på något sätt interagerar med andra ägnar sig åt. Det vi satte igång att öva på dag 1 i syfte att nå fram med ett budskap. Måhända var spannet av stilmedel inte särskilt stort från början men ändå desto effektivare. Ett barnskriks syfte är att få de mest elementära behoven tillfredsställda.
Utöver att få äta sig mätta vill vi alla, livet igenom, bli bekräftade. Behovet av bekräftelse söker vi i den privata sfären såväl som i den professionella. Vad gäller professionell verksamhet finns det ingen sådan som är solitär. Även den mest utpräglade solist är solist i relation till något annat. De flesta av oss är lagspelare vare sig vi vill eller inte. Hade vi inte varit det hade den mänskliga utvecklingen aldrig skett.
Så låt oss komma till saken, till retorikspåret. För fundamentet för allt det där vi håller på med professionellt – datorer, juridik, ventilationssystem, vad som helst – är den muntliga kommunikationen. Rösten, i samspel med kroppen, är det mest ursprungliga och grundläggande av alla kommunikativa verktyg. Och alltjämt vårt viktigaste.
Därmed, eftersom den här texten ska handla om den professionella talarsituationen, kommer vi på in det som kallas presentationsteknik, ett i mitt tycke funktionellt men ganska tråkigt ord. Jag förklarar varför snart.
I de flesta branscher ska det talas inför mindre eller större grupper. Oftast kallas ett anförande för presentation. Vi utgår helt enkelt ifrån att ett anförande är liktydigt med att visa en PPT. Synd menar jag, det första vi borde fråga oss är vad vi vill säga och därefter fundera på om vi behöver några hjälpmedel.
Nåväl, fällor lurar alltid för den som ska tala inför andra, som ska sälja in budskap. Men rätt eller fel är begrepp som jag ogärna använder. Att vara dogmatisk i sitt synsätt är sällan fruktbart vad det än gäller. För vi ska vara medvetna om att kontexten också är en betydande faktor när det handlar om hur budskap uppfattas och tas emot. I vissa situationer kan vi vara motiverade att lyssna på den mest monotona eller ”ickekommunicerande” röst om vi vet att det gynnar oss. Dock förhåller det sig sällan på det viset.
Så låt oss titta på vilka de där fällorna kan vara och hur man kan tänka för att undvika dem.
*Fälla nr 1: Det uppskruvade taltempot. Oj vad lätt hänt det är för många att trissa upp sitt taltempo. Det är ju så mycket som ska sägas, så mycket som ska hinnas med. Synd, vi bara lurar oss själva med snabbt taltempo. Få saker slår motsatsen, det lugna beteendet (inte det sega…). Observera att jag inte avser ett exakt taltempo utan ett tempo jag brukar beskriva som berättande(vilket förstås kan variera från person till person). Alla har nämligen ett sådant, ett berättande tempo, inom sig. Ytterst få, när de ska återge en saga, en klassisk berättelse eller något liknande, rusar iväg tempomässigt. Det icke stressade tempot, det lugna beteendet, hjälper oss att äga, att ha kommandot i talarsituationen. Och att därmed attrahera till lyssning.
*Fälla nr 2: Den defensiva rösten. I nordisk kultur är vi, ofta, försiktiga med att ta plats med våra röster. Även i det skarpa läget använder många normal samtalston. Kan funka men risken är att vi betraktas som lätt defensiva. (Den som lyssnar formulerar inte detta, bara känner, reagerar.) Som mottagare vill vi, omedvetet, att den som talar tar självklar plats med röst och kropp. Då blir vi bekväma. Det handlar definitivt inte om att tala starkt, bara snäppet starkare än normal samtalston. Den psykologiska effekten av detta är desto större.
*Fälla nr 3: Det privata tilltalet. Samma artikulation och betoning som i ett vanligt samtal kan ur ett sceniskt perspektiv bli blekt, inte nå över rampen. Kan funka naturligtvis men vill vi vara säkra på att göra avtryck kan vi förstärka vår artikulation och betoning mkt mer än vi tror. Som mottagare har vi helt andra öron när någon talar från en scen än i ett vanligt samtal. Detta är djupt nedärvt från tiden vi lyssnade på någon från en klippavsats eller när historia, tradition och kunskap fördes vidare vid skenet av en lägereld.
*Fälla nr 4: Det hämmade kroppsspråket. ”Var inte yvig med gestik och mimik”. ”Inte ska jag komma här och komma…” Jo, det är precis det vi som mottagare vill! Gestik, mimik och röst samspelar alltid, så funkar vi. Den som håller tillbaka sin gestik håller också tillbaka röst och uttryck. Vi planerar inte vår gestik, den bara kommer, låt den göra det. Hindra inte dig själv, gestiken och mimik påverkar rösten och hur vi använder den.
*Fälla nr 5: De uteblivna pauserna. ”Kör på, skit i pauser, få ut så mkt info som möjligt. Det är ju den som är det viktiga.” Jo då, det är bara det att den muntliga leveransen påverkar hur vi hör och uppfattar budskapet. Pausering är en viktig del av detta. Pauserna påverkar orden, det vi sa och det som komma skall. Pauserna påverkar i hög hur det som förmedlas uppfattas och uppfattar ett anförandes hela dramturgi.
*Fälla nr 6: Det redovisande tilltalet. ”Vadå berättande? Det här handlar om information, redovisning, rapportering” etc säger någon. Absolut, ok. Kalla ett anförande vad som helst. Men med det berättande tilltalet ökar förutsättningarna för att budskapet ska fästa så mycket mer. Evolutionen har under årtusendena mejslat fram allt det som åstadkommer en kommunikation som triggar och attraherar till lyssning och interaktion. Officerelaterad terminologi avförtrollar det som egentligen borde utgöra fundamentet för varje anförande: det berättande tilltalet. Hur sinnligt låter ordet presentationsteknik?
*Fälla nr 7: Den förväntade strukturen. Var inte så jäkla strukturerad! Eller ok, var det. Men struktur måste inte innebära att vi går från A till B, från B till C och så vidare. I dessa tider då modern teknik gjort oss alla till treåringar med lågt blodsocker vad gäller tålamod kan det löna sig att fundera på hur man tar greppet om en talarsituation på direkten, hur man på studs skapar förväntan och nyfikenhet. Det är sällan genom att inleda med vad man ska berätta, att köra agendaspåret (halva auditoriet skriver färdigt mess och mejl istället för att lyssna). Starta istället med en teaser, en cliffhanger. Efter några minuter säger du: vi återkommer till detta om ett tag, vi ska också prata om……Och plötsligt var alla motiverade, ville lyssna, hade blivitnyfikna. Agendan och det ditt anförande kommer att handla om var med ens hur intressant som helst.
*Fälla nr 8: Det obefintliga samspelet mellan tal och hjälpmedel. PowerPoint kan vara ett fantastiskt hjälpmedel. Och som alla vet kan det vara tråkigt så klockorna stannar….Beror det på ppt:n i sig? Nej, naturligtvis inte, det beror förstås, som med så många andra verktyg, på hur det används. Ta fram bild/tala – ta fram bild/tala – ta fram bild/tala. Ja, så går det till i de flesta presentationer. Supertråkig, helt förväntad dramaturgi som i värsta fall kan vara direkt avtrubbande. Många gånger innehåller bilderna text som fungerar som manus. När innehållet utgörs av text – reducera meningarna och lyft nyckelorden istället. När du visar grafer: kratta manegen för dem, typ ”och hur det här ser ut på en graf ser vi här”, klick – och där tar du fram bilden. (I en saga eller klassisk berättelse avslöjar vi inte innehållet genom att visa bilderna först och sen berätta, vi gör tvärtom.
*Fälla nr 9: De uteblivna pedagogiska uppsåten.Hur ofta tänker vi i pedagogiska termer när vi ska framföra budskap? I ambitionen att vara duktig, visa sin kunskap, att få med allt, händer det allt som oftast att mottagarperspektivet glöms bort. Så synd, så, faktiskt, ledsamt. Våga och lek istället, tänk Hans Rosling! Utöver sitt engagerande tilltal hade professor Rosling alltid ett pedagogiskt uppsåt. ”Ikväll ska jag vara i Aktuelltstudion, hur ska jag då göra för att fram mitt budskap? Jaaa, jag tar med mig legoklossar!” Inte för att vara spektakulär för sakens egen skull utan för att vi mottagare skulle förstå så bra det bara gick. Vi måste självklart inte härma Hans Rosling. Men låt oss inspireras. Hur farligt kan det vara? Fram med de pedagogiska uppsåten!
Summering:
Bra muntlig kommunikation handlar om att attrahera och stimulera till lyssning och interaktion, att genomgående skicka iväg minitriggers, att skapa nyfikenhet. Medicinsk och psykologisk vetenskap konstaterar med all önskvärd tydlighet: vi människor är alltid kännande och upplevelsestyrda.
Undvik fällorna och testa tipsen!
Om Per Furumo
Per Furumo, konsult och föreläsare i talarträning/retorik/presentationsteknik. Som röstspecialist sticker Per ut bland Sveriges retorikkonsulter. Bland kunderna finns en mängd av våra stora företag och organisationer, Regeringskansliet, EU-kommissionen, offentliga personer inom näringsliv och politik och många andra.
