Elektronisk körjournal – Regler

Smart hjälpmedel eller verktyg för övervakning? Vad du än tycker om elektroniska körjournaler är de här för att stanna. Säljarnas reder ut vilka regler som gäller med elektronisk körjournal och hur mycket arbetsgivaren har rätt att kontrollera dig med detta verktyg.

Det finns en uppsjö av elektroniska körjournaler. Allt ifrån appbaserade till de som är fast installerad hårdvara med miljö- och bränsleuppföljning. Den första elektroniska körjournalen lanserades i slutet av 1990-talet. Sedan dess har tekniken utvecklats rejält. Numera är det inte bara möjligt att mäta körsträckan utan också att registrera körbeteende som hastighet, inbromsning, kurvtagning och hur mycket koldioxid varje resa släpper ut. Arbetsgivaren kan också se i realtid exakt var de anställda befinner sig. Det här väcker givetvis frågor om den personliga integriteten. Fredrik Håkansson arbetar som säljcoach och som konsult i frågor som rör elektroniska körjournaler.

– När det kommer till elektronisk körjournal och integritet är det viktigt att det finns en bilpolicy som slår fast vad som gäller på företaget, säger Fredrik Håkansson. Än så länge är det vanligare att körbeteendet registreras på tjänstebilar som endast används i tjänsten, exempelvis servicebilar som hantverkare brukar använda, men det kommer säkert att bli vanligare även bland förmånsbilarna i framtiden. Man kan tänka sig att det ordnas tävlingar på arbetsplatser om vem som kör mest klimatsmart.

Hur man bromsar, accelererar och tar kurvorna påverkar nämligen utsläppen av koldioxid en hel del. En mjuk körstil kan göra stor skillnad, både ekonomiskt och för miljön.

Men i grund och botten är en elektronisk körjournal ett bevis inför Skatteverket att bilen verkligen används i tjänsten och att föraren har rätt till milersättning för tjänsteresorna. Eftersom Skatteverket även accepterar manuella körjournaler är det inget tvång att använda en digital sådan. Men en anställd kan inte säga nej om arbetsgivaren vill installera en elektronisk körjournal i en tjänstebil. Däremot kan man neka om det gäller en privat bil då den elektroniska körjournalen inkräktar på den personliga integriteten.

Huruvida arbetsgivaren får kolla elektronisk körjournal kan variera från företag till företag. I normalfallet har arbetsgivaren inte rätt att gå in i den elektroniska körjournalen och kontrollera var den anställda befinner sig. Wilhelm Kaldo, jurist på Säljarnas riksförbund, förklarar varför:

— Det har att göra med den personliga integriteten och den allmänna dataskyddsförordningen, GDPR. Men samtidigt är det svårt att bevisa att arbetsgivaren gjort fel genom att gå in i körjournalen eftersom han eller hon kan göra det vid misstanke om bedrägligt beteende.

Om arbetsgivaren upptäcker att arbetstagaren åker till sin älskare eller älskarinna på tjänsteresorna har arbetsgivaren rätt att påpeka att det är en olovlig privat avstickare, men inte säga något om att personen har en kärleksaffär.

– Det skulle vara att kränka medarbetarens personliga integritet, säger Wilhelm Kaldo.

Hans erfarenhet är att de elektroniska körjournalerna fungerar bra när arbetsgivare och arbetstagare är överens. Men om det uppstår missnöje på arbetsplatsen riskerar de att kunna användas som ett medel för att få bort någon.

– Så länge en säljare levererar bra resultat bryr sig inte arbetsgivaren särskilt mycket om det sker någon privat avstickare, men om det börjar gå sämre eller om man blir ovänner över något annat kan arbetsgivaren börja ifrågasätta resor som han eller hon såg mellan fingrarna med tidigare. Sedan består ju arbetslivet precis som livet i övrigt av en del konstiga människor. Vi har haft fall där arbetsgivare har ringt och frågat anställda vad de gjorde på en viss plats en lördagskväll när de var lediga för att de har sett i körjournalen att de var där. Det har de inte rätt att göra.

Fredrik Håkansson, säljcoachen och konsulten, upplever att de flesta arbetsgivare är väldigt nyfikna på vad de anställda gör den första veckan med elektronisk körjournal. Sedan brukar intresset falna.

– Det är ganska tröttsamt att sitta och kolla en anställd hela tiden, säger han. Däremot är det praktiskt att kunna se var bilen är om den skulle bli stulen eller om det har hänt något så att en säljare inte dyker upp på avtalad tid, till exempel en bilolycka.

Fredrik Håkansson menar att det är bra att upprätta den skriftliga bilpolicyn om vad som gäller på företaget innan den elektroniska körjournalen tas i bruk, för att undvika diskussioner i efterhand.

– Arbetsgivaren får inte kolla elektronisk körjournal för de privata resorna, men tekniken finns där och gör det möjligt att registrera dem också. Men rätt använd är den elektroniska körjournalen ett bra verktyg både för arbetstagaren och arbetsgivaren, säger han.

1. Se till att det finns en bilpolicy på företaget om vad som gäller kring elektroniska körjournaler.
2. Radera de privata resorna om det går, de har inte arbetsgivaren med att göra.
3. Enligt Skatteverket är det inte tillåtet med privata avstickare på mer än 1,5 kilometer under tjänsteresorna.

Joakim Skoglund
Ålder: 48.
Bor: Kisa i Östergötland.
Gör: Säljare för Stoneridge som tillverkar färdskrivare till lastbilar.

Säljaren Joakim Skoglund har använt elektronisk körjournal i tolv år.
– Om man inte har något att dölja är det suveränt, jag sparar flera timmar i månaden, säger han.

Joakim Skoglunds arbetsområde sträcker sig från Malmö i söder till Kiruna i norr. Han arbetar åt företaget Stoneridge som tillverkar färdskrivare till lastbilar. Huvudkontoret i Sverige ligger i Solna utanför Stockholm, men själv bor Joakim Skoglund i Kisa i Östergötland, fem mil söder om Linköping. Hans arbetsplats är bilen där han i princip tillbringar all sin arbetstid.

– Eftersom jag kör så väldigt mycket i tjänsten, 500 till 800 mil i månaden, är det smidigt att ha en elektronisk körjournal, säger han. Jag loggar in i en app, ”Volvo on call”, på min mobiltelefon. Där registreras start- och sluttid, mätarställning och så skriver jag in syftet med resan. Resorna förs sedan över till ett Excelark och skickas in till arbetsgivaren.

Joakim Skoglund har svårt att förstå att en elektronisk körjournal skulle hota den personliga integriteten.

– Det är 2019, vår platsposition syns överallt idag. På sociala medier kan till exempel dina vänner se var du befinner dig. Min arbetsgivare vet att bilen är min arbetsplats och att jag ibland övernattar hos kompisar och släktingar längs vägen istället för att ta in på hotell, jag har ingenting att dölja. Tvärtom tycker jag att den elektroniska körjournalen ger en tydligare redovisning till Skatteverket om det skulle vara någon förfrågan och det blir en lättare hantering för arbetsgivaren. Dessutom sparar det mig mycket tid.

I Volvo on call registreras inte hastigheten och bränsleförbrukningen. Men om det skulle göra det är inte det heller något problem, menar Joakim Skoglund.

– Det har ju med moral och etik att göra, kör man för fort så gör man ju det. Jag har lärt mig att man inte kommer fram fortare genom att överskrida hastighetsbegränsningar. Körsättet kan också vara intressant för en arbetsgivare, för hur du kör påverkar bränsleförbrukningen och det kan handla om stora summor till sist.

Foto: Magnus Andersson