Coronakrisen förändrade möteskulturen över en natt. Numera förväntas du hålla professionella presentationer och möten med dina kunder genom en rad olika digitala verktyg. Det kan bli lyckat, men utan rätt förberedelser riskerar videomötet istället att mynna ut i en rätt tafatt och menlös upplevelse.
Kundmötesstrategen Johan Cronquist Waxberg, specialist på digitala möten och digitala arbetssätt på Uclarity, menar att videomöten visserligen aldrig kan ersätta alla fysiska möten men att de, om vi sköter dem rätt, ändå kan fungera som viktiga relationsbyggare.
– Videomöten behöver likställas med fysiska säljmöten, de är minst lika viktiga i säljprocessen för att stänga en affär, däremot behöver man tänka lite annorlunda när man förbereder sig inför ett digitalt möte. Det är inte bara viktigt vad du talar om eller vad din offert säger, utan också hur du ser ut när du säger det, säger han.
En som länge slipat på sin digitala mötesteknik är journalisten Elin Häggberg. Hon har bland annat sänt live-tv via Skype i Aftonbladet Morgon i flera år i rollen som teknikexpert. Enligt Elin har detta med att presentera sig själv på ett bra sätt stor betydelse för hur det digitala mötet ska falla ut. Var du sitter, vilket ljus du har, hur bakgrunden ser ut, hur du använder ditt kroppsspråk – allting kommuniceras och höjer kvaliteten på själva mötet och ökar också sannolikheten att du gör ett kompetent intryck på kunden.
– Om du sitter i motljus i ett osmickrande grodperspektiv så ser det dels oproffsigt ut, dels kan det göra dig mer självmedveten så att du inte kan fokusera fullt ut på pitchen och att kunden inte etablerar en ordentlig kontakt, säger hon.
Här intill delar Elin och Johan med sig av sina bästa videomötestips, så att du ska kunna optimera nästa digitala kundmöte och fortsätta göra affärer, även om de sker på distans.
Tolv steg för att lyckas
De sju första tipsen kommer från Elin Häggberg, övriga fem från Johan Cronquist Waxberg.
- Let there be light!
Ljuset är steg ett. Släck i första hand inomhusbelysningen och använd dagsljus från ett fönster. Tänk på att sitta med ansiktet i medljus. Ställ upp datorn eller mobilen på ett fönsterbräde om det är möjligt. Är det väldigt soligt ute kan det skapa hårda skuggor, sätt då datorn lite längre in i rummet, eller dra för med tunna gardiner.Är det inte möjligt att använda dagsljus, använd din mobilkamera som generellt har bra ljus. Tänk på att du kan bli mörk i ansiktet om du har en taklampa som lyser på dig rakt ovanifrån, så testa att ställa runt en bordslampa på olika ställen i rummet för att se hur ljuset faller i ansiktet.För den som håller många videomöten kan det vara värt att investera i professionellt ljus. I första hand kan man välja en dagsljuslampa med kallt ljus. Många youtubare använder en så kallad ringlampa när de gör sminktutorials eller vloggar, som hjälper till att ljussätta ansiktet på ett effektivt sätt. Har du en större budget, behov och yta att tillgå kan en så kallad LED-ljusbox, som härmar utomhusljus, vara något att kolla upp. - Fixa en videomötesplats
Gör i ordning en bra och presentabel mötesplats. Den ska se lugn och harmonisk ut. Det behöver inte vara en vit studiobakgrund, men ta bort allting som ser plottrigt ut. Kanske har du någon färgglad vägg du kan sitta vid, eller så kan du placera en växt bakom dig.Alternativt – välj en virtuell bakgrund. - Ställ datorn eller mobilen i rätt vinkel
Se till att du inte ser konstig ut. Undvik underifrånperspektivet som inte är så smickrande, genom att få upp datorn i ögonhöjd med hjälp av att rada upp exempelvis några böcker. Ska du stå mycket kan det vara aktuellt att köpa en extern webbkamera.Har du videomöten via mobilen – lägg genast ifrån dig telefonen och luta den mot något, eller använd helst ett stativ. Mottagaren blir lätt ”åksjuk” när du håller i telefonen med händerna, det försämrar också ljudkvaliteten.Tänk även på att använda samma format som kunden. Använder du en mobilplattform som Facetime kan du använda stående format, men pratar du med en kund som sitter vid en laptop är det bättre att köra liggande läge då det blir en mer optimal layout i den andra personens fönster. - Undvik störande ljud
Tänk på att sitta i en tyst miljö. Se till att det inte ekar, stäng fönster och ta bort störande ljud, som en brummande diskmaskin. Textilier som gardiner eller en soffa hjälper till att dämpa ljudet ytterligare. Dåligt digitalt ljud kan göra att deltagarna känner sig trötta i huvudet.Att använda ett headset bidrar till bättre ljud och hjälper till att undvika eko. Tänk på att köpa ett headset som funkar med mötesapplikationerna, vilket brukar stå beskrivet i manualen. - Håll koll på din uppkoppling!
Försök ha en så stark internetsignal som möjligt. Stäng av automatiska uppdateringar och synkning med molntjänster. Använder du wifi, se till att ingen i hushållet använder Netflix eller sitter och spelar samtidigt, då riskerar din uppkoppling att hacka. För säkrare uppkoppling – använd en sladd mellan datorn och modemet.Undersök var i hemmet eller på arbetsplatsen det är bäst täckning. Ibland kan det fungera bättre och snabbare med 4G, laborera dig fram till vad som fungerar bäst. Har du stora problem med internetuppkopplingen kan det vara en idé att uppgradera ditt nät eller köpa en ny router. - Piffa till dig
Var lika noga som du brukar. Klä upp dig på samma sätt för ett digitalt möte som du skulle göra vid ett öga-mot-öga möte. Du känner dig mer på topp och kan leverera bättre, det ser också proffsigare ut.Om du brukar sminka dig kan du kosta på dig lite extra vid ett viktigt möte. Använd exempelvis ett färgglatt läppstift om du känner dig bekväm med det.Smink går inte igenom rutan på samma sätt som i verkligheten, så tänk ungefär på samma sätt som om du skulle vara med i tv. - Använd ditt kroppsspråk
Utnyttja ditt kroppsspråk utan att överdriva. Det är ett sätt att göra mötet mer levande. Vinka när du ska säga hej, eller nicka och le för att visa att du lyssnar eller håller med.Och tänk på att om du tittar på kundens bild på skärmen är det inte samma sak som att titta hen i ögonen. Om du vill få ögonkontakt, titta istället rakt in i kameran, och snegla på skärmen för att se eventuella reaktioner. - Anpassa dig efter kunden
Det finns otaliga mötestjänster. Se till att använda en som kunden känner sig trygg och bekväm med, då slipper hen ödsla den första kvarten åt att försöka förstå hur man sätter igång kameran eller hur de ska delta i mötet.Det är upp till dig som säljare att lära dig anpassa dig till nya tjänster. - Tänk på att de ser dig – hela tiden
Alla syns olika stort på olika datorer. När du själv talar kanske du sitter rak i ryggen och tittar in i kameran, men när det är någon annans tur att tala är det lätt att sjunka ihop eller flacka med blicken, vilket gör att du ser ointresserad ut.Om du ska presentera något, se till att du kan stå upp, det utstrålar mer energi.Om ni är flera i mötet bör du vara medveten om att även fast du bara syns som ett litet frimärke i ena hörnet på datorn kan du synas i helskärm hos någon annan, exempelvis om någon deltar i mötet via mobilen. - Öva, öva, öva
Repetera i förväg. Boka in ett möte med dina kollegor där du testar att köra igenom din dragning innan du håller i videomötet med kund. Har du rätt kameravinkel? Syns du väl? Hörs du tillräckligt bra? Spela in och korrigera i efterhand. - Var övertydlig för att behålla engagemang
Bestäm vem som håller i taktpinnen. På ett digitalt möte behöver alla moment vara supertydliga för att du ska lyckas bibehålla kundens engagemang.Skapa interaktion i mötet, uppmuntra deltagarna att skriva frågor i chatten. Jobba med bilder för att förtydliga ditt budskap och undvik för mycket text på skärmen.När ni gör en presentationsrunda, låt alla mötesdeltagare berätta vad de kan bidra med. Ställ frågor under mötets gång: Matchar det här era utmaningar? Återkoppla och fråga om kunden tyckte att du uppfyllde syftet med mötet. - Avsluta i god tid
Håll koll på tiden. Avsluta videomötet i tid – det gör att du har luft över för att besluta om nästa steg. När ska återkoppling ske, vilka delar var mest intressanta att få ett pris på, vem bokar nästa möte? Om du kör hela mötestiden ut är risken att folk helt enkelt hoppar ut när tiden är slut och så sitter du där utan resultat.
Oj, oj, oj! Undvik de värsta videomissarna
Här är de tre värsta missarna vid ett videomöte, enligt journalisten och teknikexperten Elin Häggberg.
Sitta i motljus
”Hej, hej”, säger du. Hej – vem? undrar kunden. Sitter du i totalt motljus, eller med en lampa rakt ovanför huvudet försvinner hela poängen med att ha ett videomöte. Kunden ska kunna se ditt ansikte och dina ansiktsuttryck för att skapa en kontakt och få förtroende, se därför till att ljussätta ditt ansikte väl.
Komma in prick när mötet börjar
De tio första minuterna av mötet går åt till att säga: ”Hallå, hörs jag? Testing, testing.” Kom istället i god tid innan mötet och testa tekniken. Det brukar finnas funktioner i programvaran för det. Fungerar kameran och mikrofonen? Låter ljudet bra?
Logga också in i mötet några minuter innan för att säkerställa att din uppkoppling fungerar som den ska. Du sparar både kundens tid och ökar ditt anseende när du har koll på tekniken.
Skärmdela sitt privata skrivbord
När du ska hålla din presentation delar du din privata skärm och plötsligt kan kunden se
inköpspriser, mejlnotiser och bilder från senaste kick-offen. Det här vill du undvika till varje pris. Det sänker både ditt förtroende och kan också få stora konsekvenser om du råkar exponera exempelvis känsliga personuppgifter.
När du ska skärmdela är det därför oerhört viktigt att du skärmdelar ett specifikt fönster – inte hela skärmen. Se också till att rensa ditt skrivbord och stänga av automatiska uppdateringar och notiser.
