Bild från Pixabay
Genom att följa dessa principer kan du bidra till att möten på företaget blir mer strukturerade, målinriktade och produktiva.
Ett effektivt möte börjar alltid med ett klart syfte. Innan du sätter ett möte på kalendern, fråga dig själv: Vad är målet med mötet? Vad vill vi uppnå? Om det saknas ett tydligt syfte riskerar mötet att bli en utdragen diskussion utan riktning. Genom att klargöra syftet redan i inbjudan kan alla förbereda sig och förstå varför de är inbjudna.
För att maximera mötets effektivitet är det viktigt att bara bjuda in de som verkligen behöver vara med. Fel personer på mötet eller för många deltagare kan göra att det blir svårt att hålla fokus. Se över syftet med mötet och välj ut de personer som har kunskap eller inflytande över de frågor som ska diskuteras. Detta sparar tid för alla och gör mötet mer målinriktat.
Genom att skicka ut agenda och relevant bakgrundsmaterial innan mötet kan alla deltagare läsa in sig på de frågor som ska diskuteras. Detta gör att mötet kan starta direkt med diskussion och beslutsfattande, istället för att deltagarna först behöver sätta sig in i vad mötet handlar om. Väl förberedda deltagare bidrar också till mer insiktsfulla diskussioner.
Varje möte bör ha en tydlig struktur och rollfördelning. Börja mötet med att klargöra om det ska vara ett formellt möte med fasta punkter eller ett mer öppet forum för diskussion. Definiera också vem som leder mötet, vem som tar anteckningar och vem som ansvarar för uppföljningen av beslut. Detta hjälper mötet att hålla sig på rätt spår och gör det tydligt för alla vad som förväntas av dem.
För att beslut från mötet ska leda till handling måste det vara klart vem som ansvarar för vad. Var noga med att utse en ansvarig person för varje uppgift eller beslut som fattas. Genom att tydligt definiera ansvar och tidsramar undviks att beslut bara blir tomma ord. Detta säkerställer också att det blir enkelt att följa upp och se till att saker verkligen blir gjorda.
Under ett möte kan det ibland dyka upp frågor eller diskussioner som inte direkt rör mötets huvudsyfte. Istället för att låta dessa sidospår stjäla tid från det planerade agendainnehållet kan du “parkera” dem. Det innebär att du antecknar dessa frågor och tar upp dem vid ett senare tillfälle eller i ett annat möte. Detta gör att ni kan hålla fokus utan att viktiga men oplanerade frågor glöms bort.
Efter mötet är det viktigt att snabbt följa upp vad som beslutats. Skicka ut en mötesanteckning med tydliga action-punkter, ansvariga personer och deadlines. Genom att skapa transparens i uppföljningen kan alla se hur saker framskrider, vilket motiverar till handling och gör det enkelt att hålla koll på vad som ska göras. En tydlig uppföljning är nyckeln till att mötet leder till konkreta resultat.
